Materi Pembelajaran Ms. Office Excel 2013 ( spreadsheet )

Oleh : Amin Casmin

Pengertian Microsoft Excel 2013

Pengertian Microsoft excel adalah program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang didistribusikan oleh microsoft untuk sistem operasi windows dan IOS yang berfungsi  untuk mengolah data angka. Microsoft excel mempunyai lebih dari 1000 features dan 100 lebih menu yang dapat kita gunakan untuk mengolah data. agar kita mudah bernavigasi dan familiar dengan tools di excel kita akan berkenalan dengan antarmuka excel terlebih dahulu. tampilan microsoft excel di bawah ini adalah tampilan excel versi 2013 yang akan kita gunakan sebagai media belajar di latihanexcel.com.

Mengenal Bagian-bagian Microsoft Excel

Excel interface

Pada tampilan program excel diatas ada beberapa area yang harus dipahami pengguna excel pemula, agar mengetahui fungsi dan kegunaannya. elemen-elemen dasar pada micrososft excel adalah sebagai berikut:

Quick Access toolbar

Area ini adalah untuk menampilkan shortut cara cepat untuk menggunakan tool yang sering digunakan, secara default ada tiga tools yaitu save, undo, redo. nantinya kita dapat menambahkan beberapa tools contohnya insert function, macros, Filter dan lainya sesuai dengan kebutuhan kita

Ribbon

Ribbon pertama kali diperkenalkan pada Office 2007, fungsinya adalah untuk mengelompokan tools kedalam sebuah menu. dengan tujuan user lebih intuitif dalam menggunakan tool pada excel. sebagai contoh tools yang berkaitan dengan pegolahan data akan di simpan pada tab data, tools yang berkaitan dengan formula akan disimpan pada tab formulas.

Formula bar

Berfungsi untuk menampilkan, mengedit, menghapus formula (rumus) yang kita tuliskan dalam cell.

Spreadsheet grid

Area ini adalah lembar kerja utama excel tempat dimana kita dapat menambahkan angka, grafik/chart. area berisi kolom dan baris yang digunakankan sebagai pengalamatan cell, untuk kolom menggunakan huruf dari A-Z untuk baris menggunakan angka. jumlah kolom dan baris pada area ini adalah   1048576 Baris dan 16384 kolom. dengan jumlah kolom dan baris yang banyak ini excel mampu menampung data besar untuk di olah dengan berbagai tools excel dalam dunia Businness Inteligent.

Worksheet

Secara default dalam satu lembar kerja excel ada tiga worksheet yang dapat digunakan untuk mengolah data. dengan nama default sheet1, sheets2, sheet3. maksimum halaman yang bisa kita tambahkan adalah 255 halaman. kita dapat menambahkan menghapus sesuai kebutuhan.

Status bar

Adalah bar horizontal yan berfungsi untuk menampilkan informasi status data excel. status bar juga menampilkan quick summary dari data yang kita seleksi (sum, average, min, max, Count). Pada samping kanan bawah juga terdapat Slider zoom in dan zoom out untuk mengatur besar kecilnya tampilan halaman kerja excel.

Menambahkan shórtcut pada Quick Access Toolbar

Quick access toolbar adalah sebuah menu di excel yang berfungsi untuk menampilkan shortcut/tools yang sering kita gunakan (popular tools). secara default ada tiga tools yang di tampilkan yaitu save, undo, redo. nantinya kita dapat menambahkan beberapa tools sesuai dengan kebutuhan.ada beberapa tools default dang dapat ditambahkan yaitu, New document, print, short ascending dan descending, dll. Quick access toolbarr ini juga sering dibaca QAT saja agar lebih mudah membacanya.

Menambahkan shortcut pada quick access toolbar

Ada dua cara untuk menambahkan tools pada QAT, kita dapat menambahkanya melalui dropdown atau kita dapat menggunakan klik kanan pada tools yang akan kita tambahkan. untuk penggunaanya sebagai berikut.

Cara 1

1. Klik dropdown QAT
2. Pilih more commands
3. Pada excel options pilih QAT
4. Klik pada tools di kolom sebelah kiri
5. klik add
6. Klik OK

Cara 2

1. Klik kanan pada salah satu tools di menu ribbon
2. Add to quick access toolbarr
3. Tools akan ditampilkan pada QAT

Menghapus shortcut pada quick access toolbar

Setelah anda menambahkan tools pada QAT, sekarang bagaimana untuk menghapus ketika shortcut tersebut sudah tidak kita gunakan, caranya sebagai berikut

1. Klik kanan pada tools di QAT
2. pilih remove from QAT.

Batasan penambahan tools dalam QAT adalah sebanyak banyaknya. tetapi tidak disarankan terlalu banyak. anda juga dapat meletakan quick access toolbar ini di atas ribbon atau di bawah ribbon dengan menggunakan klik kanan kemudian dapat memilih show below the ribbon.

Membuka, Menutup, dan Menyimpan File Excel

Membuka Program Excel

Membuka program excel 2013 yang terinstall pada windows 8 atau windows 10 untuk pengguna baru mungkin akan sangat membingungkan, ada berbagagai cara untuk membuka program excel dengan mudah

• Menggunakan search windows

cara ini adalah paling mudah untuk membuka program excel.

1. Pada layar desktop gunakan shorcut Keyboard WINDOWS+S untuk menampilkan search box.
2. Ketik “excel” pada search box.
3. Pastikan program excel terseleksi dan Tekan enter.

search excel

• Menggunakan run command

Alternatif ke dua hampir sama yaitu menggunakan run command

1. Pada layar desktop Gunakan shorcut keyboard WINDOWS+R 
2. Ketik “excel” pada run dialog box.
3. Tekan enter.

run excel

3. Menggunakan start windows

Cara ketiga adalah menggunakan tombol start windows

a. Klik start windows

b. Pilih all apps , cari dan pilih folder microsoft Office 2013

c. klik program Excel 2013.

Start excel

 

Menutup program excel

Cara menutup program excel setelah kita selesai bekerja dengan excel dapat dilakukan dengan cara berikut :

a. Menggunakan tombol Close

b. Menggunakan menu File (bakstage) kemudian pilih Close.

 

close Excel

c Menggunakan shortcut

Shortut untuk menutup program excel menggunakan ALT+F4

Menyimpan file excel

Setelah anda selesai bekerja menggunakan excel anda dapat menyimpan file excel di dalam folder computer dengan 2 cara. tempat penyimpanan file excel pada versi 2013 ada 2 yaitu dapat dimpan di Cloud microsoft yaitu Onedrive atau di local hardisk.

1. Menggunakan tombol Save pada Quick access toolbar
2. Menggunakan shortcut keybord CTRL+S

Ketika anda sedang bekerja dan kemudian anda lupa menyimpan file,  program excel sangat baik hati memperingatkan anda dengan dialog box dengan pertanyaan “apakah perubahan data akan disimpan?” anda dapat pilih save, don’t save, atau cancel.

save dialog box

 Anda dapat tentukan tempat penyimpanan folder sesuai dengan keinginan anda, sebagai contoh saya simpan file workbook excel pada Document

Cara save file excel

Apa bedanya Save dengan Save As?

Save digunakan untuk menyimpan perubahan yang terjadi dalam file, Save As digunakan ketika kita akan menyimpan file dengan nama yang berbeda.

Membuka file excel

Membuka kembali file excel yang telah kita simpan dan ditutup ada berbagai cara

1. Membuka file langsung dari folder penyimpanan
2. Membuka lewat program excel menggunakan Shortcut CTRL+O
3. Menggunakan Recent workbook

Recent workbook

Fasilitas recent worbook adalah menampilkan history file yang sudah pernah di buka sebelumnya oleh program excel. dengan fitur ini pengguna dipermudah ketika akan membuka kembali data yang akan digunakan.Banyak cara untuk manage file excel, silakan gunakan yang paling mudah menurut anda.

Bekerja menggunakan Workbook dan Worksheet

Memahami Workbook dan Worksheet

Bekerja dengan excel selalu berkaitan dengan 2 komponen ini, workbook dan worksheet, dimana semuanya saling berkaitan. Workbook itu sendiri adalah satu file kerja excel yang  digunakan sebagai buku kerja dalam mengolah data excel. sedangkan worksheet adalah halaman kerja excel yang didalamnya terdapat cell sebagai tempat inputan data excel. workbook dan worksheet bisa dianalogikan seperti buku tulis.

Keseluruhan Buku = workbook.

Halaman = worksheet.

Bekerja menggunakan Workbook

Membuat workbook baru pada excel 2013

new workbook

1. Buka program excel 2013 : pertama kali excel terbuka halaman awal adalah recent workbook.
2. Pilih blank workbook
3. Membuat workbook baru dapat menggunakan shorcut CTRL+N

Bekerja menggunakan Worksheet

Secara default microsoft excel sudah menyediakan 3 worksheet yang dapat kita gunakan sebagai lembar kerja. dengan nama sheet1, sheet2, sheet3 dengan maksimum halaman yang dapat ditambahkan adalah 255 halaman. nantinya kita dapat tambahkan, edit, atau move or copy sesuai kebutuhan.

worksheet

Menambahkan worksheet

menambahkan lembar kerja excel digunakan ketika kita bekerja dengan banyak tabel dan data. menambahkan worksheet bisa dilakukan dengan klik tombol Plus pada samping kanan worksheet.

Edit nama worksheet

Kita dapat gunakan edit nama workshhets untuk memberikan nama halaman kerja, misalnya diganti menjadi nama bulan. edit nama bisa dilakukan dengan cara double klik nama worksheet atau klik kanan pada nama worksheet kemudian pilih rename.

copy Worksheet  

Fitur ini digunakan ketika anda akan membuat salinan atau memindahkan data yang ingin direferensikan ke workbook yang lain. cara menggunakannya adalah sebagai berikut.

1. Klik kanan pada nama halaman (sheet1)
2. Pilih Move or copy
3. Pada dialog move or copy terdapat 3 pilihan. pilih sesuai kebutuhan dengan keterangan dibawah.
4. klik OK

To book :   Workbook tujuan hasil move or copy (Bisa deda file) pilih workbook tujuan dengan dropdown.

Before Sheet : Menempatkan hasil copy sebelum nama worksheet tujuan.

Create a copy : Worksheet akan dicopy/disalin

catatan : jika create a copy tidak di check, maka worksheet akan dipindahkan. jika create a copy di check, maka worksheet akan diduplikasi lalu dipindahkan atau di Cut. 

• Delete worksheet berfungsi untuk mengahapus halaman kerja yang sudah tidak terpakai, untuk menghapus dapat digunakan Klik kanan kemudian pilih Delete.

Pengertian Cell dan Range pada Microsoft Excel

Microsoft excel mempunyai bagian-bagian penting salah satunya adalah Workbook dan Worksheet, selanjutnya kita akan membahas bagian excel lainnya yaitu Row (baris), Column (kolom), Cell dan Range. Empat objek ini merupakan objek utama dalam program microsoft excel. saat pertama kali anda belajar excel, mungkin anda akan bingung melihat lembar kerja berbentuk kotak-kotak yang sangat banyak, sangat berbeda dengan aplikasi office lainya. Pada lembar kerja excel tampilan kotak-kotak ini disebut cell yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung data excel. Selanjutnya pada bagian ini kita juga akan belajar memahami tentang pengertian cell dan range dengan melakukan beberapa kegiatan dasar di excel yaitu seleksi data, input data, hapus data dan edit data pada cell.

Pengertian Cell dan Range, Row, Column

• Row adalah baris horisontal pada lembar kerja excel yang di wakili oleh nomor (1,2,3,4…..) dengan jumlah baris maksimum adalah 1.048.576
• Column adalah kolom vertikal pada lembar kerja excel yag diwakili oleh Huruf (A,B,C,D,E,….) dengan jumlah kolom maksimum adalah 16.384 atau kolom (XFD)
• Cell adalah tempat untuk menginput dan menampung data pada excel yang didalamnya terdapat alamat cell. alamat cell merupakan titik temu antara kolom dan baris. Sebagai contoh jika sebuah kursor berada di kolom C dan baris 6, maka alamat cellnya adalah C6. alamat cell ini akan ditampilkan pada name box, lihat gambar dibawah.
• Range adalah gabungan dari beberapa cell atau bisa juga di artikan gabungan dari beberapa kolom atau beberapa baris. Range juga mempunyai alamat yaitu dengan cara membaca alamat cell awal = A1 dengan alamat cell akhir = D4. Dari gambar di bawah ini maka alamat range dapat diartikan Range A1:D4.

Input data kedalam cell

Untuk memasukkan data kedalam cell Excel dapat dilakukan dengan posedur berikut

1. Klik Cell tujuan Misal “A1” dengan menggunakan mouse atau keyboard (tombol kursor).
2. Setelah cell terpilih, ketikan data yang ingin dimasukkan menggunakan keyboard.
3. Tekan tombol Enter atau TAB.
   • Anda dapat menggunakan tombol Tab untuk menginput data, kursor akan berpindah ke kanan ke kolom berikutnya.
   • Anda dapat menggunakan tombol Enter ditekan, kursor akan pindah satu baris ke bawah.
   • Untuk membatalkan inputan data anda dapat menggunakan tombol Esc (Escape).

Edit data dan Berpindah antar cell

Jika terjadi kesalahan memasukkan data, anda dapat mengubahnya dengan prosedur berikut ini :

1. Klik Cell yang akan diubah.
2. Untuk melakukan perubahan data tekan tombol F2 atau double klik pada cell kemudian ubah datanya.

Berpindah antar cell dapat anda lakukan menggunakan tombol navigasi pada keyboard :

1. Tombol panah atas : berfungsi untuk menuju satu cell diatasnya
2. Tombol panah bawah : berfungsi untuk menuju satu cell dibawahnya
3. Tombol panah kanan : berfungsi untuk menuju satu cell ke kanan
4. Tombol panah kiri : berfungsi untuk menuju satu cell ke kiri

Cara Seleksi cell dan range

Seleksi cell pada lembar kerja excel dapat dilakukan dengan menggunakan klik mouse dan drag mouse, klik mouse satu kali akan menseleksi satu cell saja, untuk lebih dari satu cell anda dapat menggunakan Drag mouse untuk beberapa cell. untuk seleksi range (blok range) anda dapat gunakan tahan klik dan drag mouse sampai terseleksi range tersebut, atau dapat menggunakan shortcut keyboard Shift+Anak panah. contoh seleksi range untuk tabel di bawah dengan prosedur berikut :

Contoh kasus : Seleksi atau Blok data dalam kolom “Item” dari data buku sampai dengan ruler

1. Letakan Pointer pada cell C38
2. Klik mouse dan tahan Drag (geser) sampai pada kolom C42, anda juga dapat menggunakan shortcut keyboard Shift+Panah kanan.
3. Setelah data terseleksi nantinya anda dapat copy, cut atau format range tersebut dengan pewarnaan cell atau yang lainya sesuai kebutuhan.

Cara Menambahkan Kolom dan Baris di Excel

Setelah anda memahami apa itu Baris, kolom, cell dan range pada excel, selanjutnya kita akan mencoba bekerja dengan menggunakan baris dan kolom di excel. Pada materi ini kita akan mencoba menambahkan kolom dan baris pada data excel kemudian edit kolom dan barisnya. menambahkan kolom dan baris ini mempunyai fungsi ketika kita bekerja dengan suatu data kemudian kita akan menyisipkan data baru pada data tersebut atau sebaliknya kita dapat hapus kolom dan baris data ketika kita tidak membutuhkannya.

Cara Menambahkan kolom dan baris baru

Ada beberapa cara yang dapat kita gunakan untuk menambahkan kolom dan baris pada data excel, kita dapat gunakan shortcut atau dapat menggunakan command button yang sudah tersedia pada Tab Home.

Cara #1

Menambahkan baris dan kolom dengan command button/perintah pada Tab Home. berikut prosedurnya.

• Menambah kolom baru
  1. Letakan Pointer pada kolom data
  2. masuk ke tab Home
  3. Klik insert dan Pilih Insert Sheet Column

Sama halnya dengan menambah baris baru, kita dapat lakukan step berikut :

• Menambah Baris baru
  1. Letakan Pointer pada Baris data
  2. masuk ke tab Home
  3. Klik insert dan Pilih Insert Sheet Rows

CARA #2

Cara menambahkan baris atau kolom baru dengan menggunakan Klik kanan (shortcut):

insert row

1. klik kanan pada nomor baris yang diinginkan.
2. pada Form pilih Insert
3. Jika akan menambahkan lebih dari satu baris anda dapat seleksi nomor sesuai dengan kebutuhan kemudian klik kanan pilih insert.

Prosedur untuk menambahkan kolom baru pada tabel hampir sama dengan baris :

1. Klik kanan pada kolom Huruf yang akan ditambahkan datanya. .
2. Pilih Insert
3. Jika akan menambahkan lebih dari satu kolom anda dapat seleksi kolom sesuai dengan kebutuhan (misal 2 kolom terseleksi) kemudian klik kanan pilih insert.
4. Kolom baru akan ditambahkan pada kolom sebelumnya dari kolom yang kita seleksi.

Cara menghapus baris dan kolom

Untuk menghapus baris atau kolom yang sudah tidak di butuhkan dalam data, anda dapat lakukan langkah-langkah berikut ini.

1. Klik kanan pada nomor baris atau kolom kuruf yang akan di hapus
2. Untuk menghapus lebih dari satu cell anda dapat gunakan seleksi beberapa baris atau kolom.
3. Pilih Delete

Melebarkan baris dan kolom sesuai isi data

Setelah kita inputkan data pada cell dengan digit angka atau huruf yang panjang, biasanya data tersebut ditampilkan dengan symbol “#####” untuk menampilkanya full dalam satu cell lakukan langkah berikut ini.

1. Blok kolom B,C,D
2. Arahkan kursor pada batas kolom atau baris
3. Pastikan Kursor membentuk simbol +
4. Anda dapat gunakan Double Klik pada batas baris atau kolom tersebut.

Menggunakan Cell Styles

Instant Format dengan Cell Style

Fasilitas cell styles digunakan untuk memudahkan anda memformat tampilan cell sesuai dengan keinginan, excel sudah menyediakan beberapa format yang tinggal anda pilih. secara default excel mempunyai banyak pilihan style, dan jangan khawatir anda juga masih dapat menggunakan custom style sesuai kebutuhn

Perhatikan langkah di bawah ini.

1. Pilih cells atau range yang diinginkan misalnya adalah header tabel.
2. Pada tab Home, pada group Styles, click Cell Style. Pada gallery, pilih cell style. Sebelum dipilih, anda dapat melihat preview tampilan pada cell.
3. Untuk memilih klik salah satu model “contoh mengguakan check cell”.

Edit Cell Style 

edit cell Style

Merubah cell style default sesuai kebutuhan

Edit cell styles ikuti prosedur berikut :

1. Pilih cells yang akan ditambahkan Style.
2.  Pada tab Home,di group Styles, click Cell Styles.
3. click kanan pada style yang akan dimodifikasi dan pilih Format Cells.
4. Pada dialog box Format Cells is displayed. Pada dialog box dapat diatur Format yang akan dimodifikasi.

Cara Membuat Cell Style custom

Membuat cell style sendiri, memudahkan kita ketika memformat tampilan cell. tampilan yang kita buat dapat disimpan menjadi templates dan dapat digunakan lagi ketika kita membutuhkan. caranya adalah sebagai berikut

1. masuk ke menu Home – Styles Group – Klik Cell Styles – Pilih New Cell Style.
2. Pada dialog window Style, berikan nama FORMAT JUDUL, karena style ini ditujukan khusus untuk memformat cell Judul kolom. Setelah itu klik tombol Format, pilih format yang anda inginkan. Klik OK. Style kita sudah akan tersimpan di dalam Cell Styles, Format berlaku hanya pada workbook ini saja.

Oleh : Amin Casmin

Read More

 

Membuat mail Merge di Ms Word 2013

 

Video Pembelajaran

Mail Merge adalah alat yang berguna yang memungkinkan Anda untuk menghasilkan beberapa surat, label, amplop, tag nama, dan lainnya menggunakan informasi yang disimpan dalam daftar, database, atau spreadsheet. Ketika memanfaatkan Merge Mail, Anda memerlukan dokumen Word (Anda bisa mulai dengan yang sudah ada atau membuat yang baru) dan daftar penerima, yang biasanya sebuah workbook Excel.

Menggunakan Mail Merge:

1. Buka dokumen Word yang ada, atau buat yang baru.
2. Dari tab Mailings, klik perintah Start Mail Merge dan pilih Step-by-Step Mail Merge Wizard dari menu drop-down.

   

Panel Mail Merge akan muncul dan membimbing Anda melalui enam langkah utama untuk menyelesaikan penggabungan. Contoh berikut menunjukkan bagaimana cara membuat formulir dan menggabungkannya dengan daftar penerima.

Step 1:

• Dari jendela Mail Merge di sisi kanan jendela Word, pilih jenis dokumen yang ingin Anda buat. Dalam contoh kita, kita akan pilih Letters. Kemudian klik Next: Starting document untuk bergerak ke Step 2.

  

Step 2:

• Pilih Use the current document, kemudian klik Next: Select recipients untuk beralih ke Step 3.

  

Step 3:

Sekarang Anda memerlukan daftar alamat sehingga Word secara otomatis dapat menempatkan setiap alamat ke dalam dokumen. List bisa berada pada file yang sudah ada, seperti buku kerja Excel, atau Anda dapat mengetik list alamat baru dari dalam Wizard Mail Merge.

1. Pilih Use an existing list, kemudian klik Browse untuk memilih file.

   

2. Cari file Anda, kemudian klik Open.

   

3. Jika list alamat ada di dalam buku kerja Excel, pilih worksheet yang berisi daftar itu, lalu klik OK.

   

4. Dalam kotak dialog Mail Merge Recipients, Anda dapat mencentang atau hapus centang setiap kotak untuk mengontrol penerima yang akan digabungkan. Secara default, semua penerima harus dipilih. Setelah selesai, klik Close.

   

5. Klik Next: Write your letter untuk beralih ke Step 4.

   

Jika Anda tidak memiliki list alamat yang ada, Anda dapat mengklik tombol Type a new list dan klik Create, kemudian ketik daftar alamat Anda secara manual.

Step 4:

Sekarang Anda siap untuk menulis surat Anda. Ketika itu dicetak, setiap salinan dari surat itu pada dasarnya sama; hanya data penerima (seperti nama dan alamat) yang berbeda. Anda harus menambahkan placeholder untuk data penerima sehingga Mail Merge tahu persis di mana tempat untuk menambahkan data.

Menyisipkan data penerima:

1. Tempatkan titik penyisipan dalam dokumen di mana Anda ingin informasinya muncul.

   

2. Pilih salah satu opsi placeholder. Dalam contoh kita, kita akan pilih Address block.

   

3. Tergantung pada pilihan Anda, sebuah kotak dialog akan muncul dengan berbagai pilihan sesuai selera. Pilih opsi yang diinginkan, lalu klik OK.

   

4. Sebuah placeholder akan muncul dalam dokumen Anda.

   

5. Tambahkan placeholder lain yang Anda inginkan. Dalam contoh kita, kita akan menambahkan sebuah placeholder Greeting line tepat di atas tubuh surat.

   

6. Setelah selesai, klik Next: Preview your letters untuk beralih ke Step 5.

   

Untuk beberapa surat, Anda hanya perlu menambahkan sebuah Address blok dan Greeting line. Tapi Anda juga dapat menambahkan lebih banyak placeholder (seperti nama recipients atau addresses) dalam tubuh surat untuk personalisasi lebih lanjut.

Step 5:

1. Preview suratnya untuk memastikan informasi dari daftar penerima muncul dengan benar dalam surat itu. Anda dapat menggunakan panah gulir kiri dan kanan untuk melihat setiap versi dokumen.

   

2. Jika semuanya sudah benar, klik Next: Complete the merge untuk beralih ke Step 6.

   

Step 6:

1. Klik Print untuk mencetak surat.

   

2. Sebuah kotak dialog akan muncul. Putuskan apakah Anda ingin mencetak semua surat-surat, Current document (record), atau kelompok terpilih, kemudian klik OK. Dalam contoh kita, kita akan mencetak semua surat.

   

3. Kotak dialog Print akan muncul. Ubah setelan cetak jika diperlukan, lalu klik OK. Surat-surat akan dicetak.

4. 

Read More